Factura este un concept foarte uzual, dar sub unele aspecte insuficient inteles inclusiv de catre persoane care intocmesc sau opereaza cu asemenea documente. Multe dintre confuzii isi au izvorul in faptul ca joaca mai multe roluri si putem distinge doua intelesuri, factura in sens restrans, reglementata de Codul Fiscal, si factura in sens larg, ca document cu continut identic sau cvasiidentic cu cea in sensul restrans, dar utilizata in alte scopuri decat cel avut in vedere de legislatia fiscala.
Astfel, factura in sens restrans este documentul cu valoare in sfera fiscala ( in domeniul TVA), in lumina reglementarii lui in Codul Fiscal (art.319), care, simplificat spus, se intocmeste obligatoriu de catre profesionisti ( firme, ONG. PFA etc.), cand se face o prestare de servicii sau livrare de bunuri, iar beneficiarul e profesionist (sau e persoana fizica obisnuita, dar solicita sa i se emita factura).
Sunt si tot felul de cazuri speciale. In unele, Codul Fiscal prevede ca nu e nevoie de emiterea facturii desi este vorba de o livrare de bunuri sau prestare de servicii de catre o persoana impozabila (ex. la bilete de transport, spectacol, vanzare prin automate, inchirierile imobiliare, serviciile in domeniul medical, de invatamant, cultura, protectie sociala si alte cateva domenii ). Exista si cazuri in care se face autofacturare sau modalitati atipice de facturare – de exemplu cea „la incasare”. Difera uneori si cota de TVA sau alte aspecte. Asemenea situatii speciale, supuse unor norme legale particulare, nu sunt abordate de prezentul articol.
Trebuie stiut faptul ca un bon fiscal, cand are inscris codul de identificare fiscala al beneficiarului si mai indeplineste cateva alte conditii ( de exemplu nu trece de 100 EUR), poate sa fie considerat ca fiind totodata si o „factura” ( asa-zisa „factura simplificata”). In practica multi spun ca „e suficient bonul, nu mai trebuie factura” – dar de fapt trebuie si factura, insa acel bon fiscal este totodata si factura in sensul legii.
In schimb, factura in sens larg este un concept care nu este agreat unanim, pentru ca nu are un temei legal expres, dar e frecvent folosita, fiind un document cu valoare doar explicativa a unei plati sau de consemnare a existentei si detaliilor unui debit, sau se urmaresc alte scopuri (diferite insa de cele fiscale in materie TVA ) si se emite in cazuri in care Codul Fiscal nu prevede facturare.
Cel mai cunoscut caz este asa-zisa „factura pro-forma”, instrument binecunoscut ce precede emiterea unei facturi propriu-zise in sensul Codului Fiscal, insa prezentul articol este axat pe alte cazuri de emitere a unor documente cu titlu si continut specific „facturii” dar care nu au rolul fiscal al unei facturi in sensul art. 319 Cod Fiscal.
Asemenea documente, intitulate in practica tot „factura” se intocmesc, folosind insa plaje separate de serii, cand beneficiarul bunurilor sau serviciilor solicita un document sau se doreste sa i se ofere un document cu rol de de detaliere a unei solicitari de plata sau a unei plati efectuate, deci cu rol explicativ, pentru a putea detalia o operatiune in cazul in care din motive tehnice nu se poate (spatiu insuficient in formular / campul din software) sau nu se doreste (din motive de confidentialitate – ca cei care fac tehnic plata si consemnarea ei in contabilitate sa nu vada documentul de tip contractual pe care se bazeaza operatiunea) sa se treaca toate detaliile in chitanta sau ordinul de plata sau alt asemenea document care se poate emite in acele cazuri sau pentru e evita intocmirea unui aviz de insotire a marfii sau unei forme scrise a contractului etc.
Astfel, in practica, fara sa fie gresit, multi sponsori cu forma juridica de SRL sau SA solicita factura si pentru sponsorizari, desi legea nu obliga la emiterea unei facturi de catre beneficiar pentru ca nu e vorba de o livrare de bunuri cu plata sau prestare de servicii in definitiile din Codul Fiscal.
La fel, diverse ONG-uri finantatoare sau institutii publice pretind ONG-ului beneficiar de granturi sau donatii sa le emita factura, si tot asa, cand e vorba de imprumuturi de la asociati sau de cotizatii platite la structuri asociative, unii emit din oficiu „factura” sau altii la cererea platitorului, desi evident sunt situatii pentru care Codul Fiscal nu prevede emiterea de factura.
De asemenea, se mai practica emiterea de „facturi” cand o entitate de tip profesionist actioneaza ca mandatar cu sau fara reprezentare pentru un Client (cum fac in mod curent formele de exercitare a profesiei de avocat, facand diverse plati in nume propriu dar pe seama clientului – scot extrase CF sau de la Registrul Comertului, platesc taxe postale etc.) iar unii clienti profesionisti solicita factura „de cheltuieli” pentru avansul sau decontul de cheltuieli, nu doar un tabel de decont si documente justificative anexate acestuia.
Nu e nimic ilegal sau foarte anormal sa se emita asemenea documente cu rol explicativ si de detaliere, ci doar trebuie avut grija sa se faca o clara diferentiere intre facturile emise in cazurile prevazute de Codul Fiscal, si care, reflectand livrari de bunuri si prestari servicii, se preiau in jurnale si declaratii TVA, pe de o parte, si cele emise in scop nefiscal, explicativ sau de detaliere sau de act doveditor al unui contract, si care NU se preiau in jurnale sau declaratii TVA si in alte evidente legate de livrari de bunuri si prestari de servicii.
De exemplu un ONG care nu desfasoara activitati economice nu va avea de emis vreodata vreo factura in sensul restrans, reglementat de Codul Fiscal, dar, in practica, majoritatea emit anual multe facturi insa doar pentru cotizatii, donatii, granturi, sponsorizari, imprumuturi, decont de cheltuieli facute ca mandatar etc. cu grija necesara pentru a nu le confunda cu facturile in sens restrans, reglementate de Codul Fiscal.
In legatura cu facturile circula diverse MITURI care este bine sa fie demontante. Iata 7 dintre ele:
MITUL 1 : „factura trebuie intocmita pe un formular tipizat / respectand o anumita forma de redactare”.FALS!
Forma facturii care circula in prezent este pur cutumiara. Art. 319 din codul fiscal nu prevede o anumita forma sau rubricatura, acesta aratand doar care sunt elementele minime pe care factura trebuie sa le contina – in esenta, un identificator unic (numar si serie), data emiterii, datele de identificare ale emitentului si a destinatarului (denumire, adresa sediului, CIF), descrierea sumara a bunurilor sau serviciilor (cantitate si calitate), pretul unitar fara TVA, cota de TVA daca e cazul, pretul total final. Mai sunt si altele, mai putin importante sau care se aplica doar in cazuri specifice, enumerarea gasindu-se in art. 319 alin.(21) din Codul Fiscal.
Prin urmare, neexistand obligativitatea unei anume forme, o factura poate fi legal facuta si sub forma de scrisoare de mana cu un text de genul: „Dragul meu Xulescu Cutare, iti scriu din partea X (denumire societate, datele minime de identificare si contact prevazute de Codul Fiscal) ca sa te rog prin aceasta scrisorica seria CutuSchiop nr. 33 sa nu uiti sa ne plateasca firma ta Y (denumire societate, datele minime de identificare si contact prevazute de Codul Fiscal) banutii aia stii tu – xxx.yy lei plus TVA de y% adica ZZ lei, pana la sfarsitul Lunii lui Cuptor pentru kilul de panglicutze dragutele primite de voi duminica trecuta. Te imbratisez si te salut din Cluj, azi 24 august, prietenul tau drag John Doe”
MITUL 2 : ” Nu pot face plata daca nu am primit factura in original !” – FALS!
Factura nu necesita nici semnatura nici stampila si este suficient daca trimisa doar pe e-mailm chiar ca un simplu document tip .pdf sau chiar .doc (Spre deosebire de chitanta, care trebuie neaparat sa aiba o semnatura olografam deci „in original”!). Dealtfel, odata cu eliminarea cerintei stampilarii dar si a semnarii, si libertatea de a le emite in orice format, inclusiv electronic ca orice tip de fisier care contine informatiile ncesare ca text, insasi ideea de factura „originala” nu mai are sens. Totul este sa fie, si sa se poata demonstra, ca cea detinuta de beneficiar este identica cu cea remisa de emitent.
MITUL 3 : „Nu pot plati o suma pentru care nu am primit inca factura aferenta” – FALS !
Plata se datoreaza de regula in baza contractului, care de regula se considera valabil incheiat in forma verbala, chiar si tacita / implicita. Si chiar si cand legea obliga la facturare, aceasta se poate face si ulterior efectuarii platii. Ca facturarea nu este obligatoriu sa fie facuta inainte de livrarea bunurilor / prestarea serviciilor este notoriu, insa multi sunt convinsi ca plata trebuie sa fie ulterioara facturarii si se poate face doar pe baza facturii, insa nu exista nici o prevedere legala in acest sens pentru operatori economnici privati cel putin. Daca din contract rezulta termenul de plata si suma, faptul ca postasul a intarziat cu livrarea facturii sau nu a fost primit e-mail-ul cu factura nu inseamna ca debitorul a primit implicit un termen de gratie. Datoria trebuie achitata conform scadentei si daca factura continua sa lipseasca sa va proceda in extremis la autofacturare. Mai mult, o clauza contractuala care ar prevede ca facturarea se va face la o anumita data dupa prestarea serviciilor / livrarea bunurilor este expres interzisa de lege, si o clauza privind lipsa obligativitatii achitarii pretului daca nu a fost remisa factura, cat timp valoarea si scadenta pot fi determinate pe alte cai, trebuie de asemenea considerata ineficace din punct de vedere juridic.
MITUL 4 : „Factura trebuie semnata de cel care o primeste” – INEXACT!
Legea nu cere asa ceva, si se poate trimite si prin e-mail simplu sau scrisoare simpla, insa in anumite situatii poate fi util sa ai prin semnare pe exemplarul ramas la emitent sau printr-un e-mail de raspuns o confirmare a primirii si, ideal, si a acceptarii continutului facturii. Mai mult, daca nu exista un contract consemnat deja in scris in alt document, este util ca ambele parti sa semneze olograf sau, dupa caz, cu semnatura electronica calificata, factura, care astfel va avea si rol de forma scrisa a contractului, intr-o varianta simplificata, pentru ca ea contine elementele esentiale ale unui contract de vanzare sau prestari servicii – datele de identificare ale partilor, obiectul, pretul, eventual termen de plata sau penalitati de intarziere (daca s-a precizat asa ceva).
MITUL 5 : „O factura pe care o consideri eronata o ignori si gata” – FALS !
Daca apreciezi ca nu trebuia sa ti se intocmeasca acea factura, pentru ca nu datorezi acele sume, in sensul ca nu stii sa fi avut relatii contractuale cu emitentul, sau contine detalii cu care nu esti de acord ( de exemplu tip de bunuri / servicii, cantitati, pretul, scadenta etc.), nu trebuie sa ramai in pasivitatre. Este bine se fie comunicat in scris emitentului ca nu este acceptata acea factura motivand in concret decizia si indicand elementele contestate si argumentele. Altfel, creditorul se va putea adresa instantei de judecata in cadrul unei proceduri judiciare simplificate care faciliteaza obtinerea unui titlu executoriu in baza unei datorii „necontestate” adica fie acceptate expres, fie considerate ca acceptate, dar neachitate la scadenta, si poate fi mai greu sa respingi pretentiile emitentului facturii desi ai argumente pertinente.
MITUL 6 : „Factura trebuie sa contina CNP-ul celui care a intocmit-o” – FALS!
Codul fiscal (art. 319) nu prevede nici macar obligativitatea identificari, prin nume sau functia detinuta, a persoanei care a intocmit factura, cu atat mai putin numar de CI sau CNP. Poate fi util insa sa solicitati / obtineti o precizare cel putin a numelui sau functiei celui care o emite, sau a echipamentului cu care a fost emisa, mai ales daca aveti dubii ca persoana care o intocmeste chiar reprezinta entitatea inscrisa pe factura ca emitent, sau daca doriti sa se poata identifica autorul erorii in caz ca s-a intocmit gresit, pentru a putea face ulterior verificari sau a solutiona contestatii fara sa devina dificila sau practic imposibil de dovedit cine a redactat factura.
MITUL 7 : „Factura dovedeste ca s-a platit” – FALS!
Factura poate dovedi eventual obligatia de plata a unei sume de bani, niciodata plata acesteia. Dovada platii se poate face cu chitanta, bon fiscal, ordin de plata sau alte mijloace prevazute de lege. Eventual indirect, atunci cand factura se emite dupa ce plata a fost facuta si se consemneaza in factura ca „a fost achitata cu bonul nr… / ordinul de plata nr…. din data…” putem utiliza o factura ca o dovada indirecta de plata in caz ca se contesta existenta platii, insa in contabilitate tot nu este suficient sa existe mentiunea respectiva pe factura, ci trebuie sa existe documentul care atesta plata (chitanta, bon, OP sau mentiunea din extrasul de cont sau alte asemenea).